Empresa de limpeza terceirizada: como contratar e o que exigir

Quando contratar uma empresa de limpeza#

A terceirização entra em pauta em três situações: o prédio não tem equipe própria e precisa montar uma, o condomínio quer trocar funcionários próprios por uma empresa, ou a empresa atual não entrega o que promete. Nos três casos, o síndico está cumprindo o dever de conservar as partes comuns e zelar pelos serviços que interessam aos moradores (art. 1.348, V, do Código Civil).

A lei permite. O art. 4º-A da Lei nº 6.019/1974 define a prestação de serviços a terceiros como a transferência da execução de quaisquer atividades do contratante a uma pessoa jurídica com capacidade econômica compatível. O § 1º diz que a empresa contrata, remunera e dirige o trabalho dos seus empregados, e o § 2º, que não há vínculo de emprego entre eles e o contratante. A Súmula nº 331 do TST, no item III, vai na mesma linha para os serviços de conservação e limpeza, com uma condição: que não haja pessoalidade nem subordinação direta ao tomador.

Antes de decidir entre equipe própria e terceirizada, compare o custo total dos dois modelos em funcionário próprio ou terceirizado. Se a ideia é dispensar a equipe atual e recontratar as mesmas pessoas pela empresa, leia antes o art. 5º-D: o empregado demitido não pode prestar serviços à mesma empresa, como empregado de prestadora, antes de dezoito meses da demissão. A lei fala em “empresa”; peça ao advogado do condomínio que confirme como a regra se aplica ao seu caso.

Posto de trabalho ou escopo: os dois modelos de serviço#

A primeira decisão é o que exatamente você está comprando. Ela muda o pedido de orçamento, o contrato e a forma de fiscalizar.

Há também o modelo misto: um posto fixo para a rotina diária e um escopo periódico, como lavagem de garagem ou limpeza de vidros altos, cobrado à parte. Qualquer que seja o modelo, escreva as tarefas. O modelo de escopo para cotação de limpeza e portaria traz as tabelas prontas para preencher.

Um cuidado que vale para os dois: o art. 5º-A, § 1º, proíbe usar os trabalhadores em atividades diferentes das contratadas. A faxineira não cobre a portaria no horário de almoço do porteiro, a não ser que isso esteja no contrato.

Responsabilidade subsidiária: o que muda para o condomínio#

O art. 5º-A, § 5º, da Lei nº 6.019/1974 torna o contratante subsidiariamente responsável pelas obrigações trabalhistas do período em que o serviço é prestado. Na prática: o trabalhador cobra primeiro a empresa; se ela não pagar, o condomínio pode ser chamado a pagar.

A Súmula nº 331 do TST detalha como isso funciona na Justiça do Trabalho:

• item IV: o inadimplemento da empresa implica a responsabilidade subsidiária do tomador, desde que ele tenha participado do processo e conste da condenação;
• item VI: essa responsabilidade abrange todas as verbas da condenação referentes ao período da prestação do serviço.

O item I da súmula, que considerava ilegal a contratação de trabalhadores por empresa interposta, foi cancelado pelo TST na Resolução nº 225/2025, por conflito com a redação atual da Lei nº 6.019/1974.

A lei também cobra do contratante as condições de trabalho dentro do prédio. O § 3º do art. 5º-A atribui ao condomínio garantir segurança, higiene e salubridade quando o trabalho é feito nas suas dependências. O art. 4º-C assegura à equipe terceirizada, enquanto trabalha ali, as mesmas condições sanitárias, de proteção à saúde e de instalações adequadas, e o acesso ao refeitório, ao transporte e ao atendimento médico que o contratante ofereça aos próprios empregados. Copa e vestiário entram nessa conta.

A retenção sobre a nota fiscal#

A lei também liga o contrato à Previdência. O § 5º do art. 5º-A remete ao art. 31 da Lei nº 8.212/1991, que manda a empresa contratante de serviços executados mediante cessão de mão de obra reter 11% do valor bruto da nota fiscal e recolher em nome da prestadora. O § 4º, I, inclui limpeza, conservação e zeladoria entre esses serviços, o § 1º exige que o valor retido venha destacado na nota, e o § 5º obriga a prestadora a fazer folhas de pagamento distintas para cada contratante. Peça ao contador ou à administradora que confirme como a retenção se aplica ao contrato do seu condomínio antes do primeiro pagamento.

Documentos a exigir#

A tabela separa o que pedir antes de assinar, o que conferir todo mês e o que exigir no fim. O que conferir na rotina está detalhado em fiscalização de terceirizados.

Como pedir orçamentos#

1. Escreva o escopo antes de falar com qualquer empresa. Liste áreas, tarefas, frequências, horários e o que é material do condomínio e o que é da empresa. Use o modelo de escopo para cotação.
2. Monte o pedido com o modelo de pedido de orçamento, no bloco “equipe terceirizada”, e anexe o escopo.
3. Ofereça visita técnica a todas as empresas, na mesma janela de datas. Quem não visita orça outro prédio.
4. Peça a composição do preço: salário, encargos, benefícios, uniforme e EPI, material, supervisão, tributos e a margem da empresa, em linhas separadas. É o que permite ver se a proposta cabe nos custos da convenção coletiva.
5. Dê o mesmo prazo de resposta a todas. A convenção do condomínio pode exigir número mínimo de propostas; veja quantos orçamentos o condomínio precisa pedir.

Como comparar propostas#

Passe as propostas para a planilha comparativa de orçamentos e compare nesta ordem:

1. Mesmo serviço? Mesmo número de postos e horas, ou o mesmo escopo e as mesmas frequências. Se uma proposta inclui material e a outra não, peça o valor com material antes de seguir.
2. Cobertura de faltas e férias. Como a empresa repõe quem falta, em quanto tempo e se há funcionário volante.
3. Supervisão. Com que frequência o supervisor visita o prédio e quem é o contato do síndico.
4. Salário e benefícios. Confira se a composição respeita o piso e os benefícios da convenção coletiva informada. Preço muito abaixo das demais costuma ser encargo que não vai ser pago, e a conta volta para o condomínio pela responsabilidade subsidiária.
5. Reajuste. Em geral acompanha a data-base da convenção coletiva; o contrato deve dizer o índice e a data.
6. Só então, o preço.

Cláusulas que importam#

Parta do modelo de contrato de prestação de serviço. A Lei nº 6.019/1974 exige que o contrato traga a qualificação das partes, a especificação do serviço, o prazo, quando for o caso, e o valor (art. 5º-B). Para limpeza, garanta também:

• escopo anexo, com as tabelas de áreas e frequências, ou o quadro de postos e horários;
• entrega mensal dos documentos da tabela acima, como condição para o pagamento, com direito de reter enquanto faltarem;
• cobertura de faltas, com prazo para a reposição;
• canal com o síndico: o supervisor da empresa recebe as solicitações; a equipe não recebe ordens diretas do condomínio;
• material e equipamentos: quem fornece, em que quantidade e quem repõe;
• reajuste pelo índice e na data definidos;
• responsabilidade por danos ao prédio e a terceiros, com seguro;
• rescisão e transição: aviso prévio, entrega do comprovante de quitação das verbas rescisórias de quem trabalhou no prédio e prazo para a saída da equipe.

Quem aprova#

Trocar uma empresa de limpeza por outra, dentro do valor previsto no orçamento anual, costuma ser ato do síndico, que executa o orçamento aprovado pela assembleia (art. 1.350 do Código Civil). Mudar de modelo, como dispensar a equipe própria e terceirizar, mexe na despesa e envolve rescisões, e por isso costuma ir à votação. A convenção pode fixar um valor acima do qual o síndico precisa de aprovação. Veja se o síndico pode contratar sem assembleia.

Na locação, a limpeza das áreas comuns é despesa ordinária, paga pelo inquilino (art. 23, § 1º, c, da Lei nº 8.245/1991), assim como o material de limpeza. As indenizações pela dispensa de empregados ocorrida antes do início da locação são do proprietário (art. 22, parágrafo único, d).

Fiscalização depois da contratação#

• Inspecione pelo resultado. Uma volta semanal pelas áreas com o checklist do escopo, anotando o que não foi feito. Use o checklist de vistoria das áreas comuns.
• Fale com o supervisor, não com a equipe. Registre cada solicitação por escrito.
• Confira os documentos antes de pagar. Folha, salários, FGTS e contribuições do mês anterior, conferidos contra a lista de quem trabalhou no prédio.
• Reavalie a cada trimestre com o conselho: faltas, reclamações de moradores e itens do escopo que não estão sendo cumpridos.

O roteiro completo da fiscalização mensal está em fiscalização de terceirizados.

Erros comuns#

• Comparar só o valor mensal. Duas propostas com o mesmo preço podem ter número de horas, material e cobertura de faltas diferentes.
• Contratar por posto e cobrar resultado sem escopo escrito. Sem a lista de tarefas, a discussão sobre o que está incluído não termina.
• Dar ordens direto à equipe ou mudar a função dela. A lei proíbe usar os trabalhadores fora do contratado, e a subordinação direta é sinal de vínculo pela Súmula nº 331.
• Pagar a nota sem conferir os comprovantes. É o que transforma a responsabilidade subsidiária em conta a pagar.
• Esquecer o fim do contrato. A quitação das rescisões de quem trabalhou no prédio é o documento mais importante da transição.
• Contratar a empresa de um ex-empregado antes dos dezoito meses do art. 5º-C.

Para escolher a empresa com o mesmo critério usado em outros serviços, veja como escolher fornecedor para o condomínio e o roteiro geral em contratação de fornecedores. Se a mesma empresa vai cuidar também da portaria, leia portaria remota ou terceirizada e porteiro ou vigilante.