Como convocar uma assembleia de condomínio

Quem pode convocar#

Três caminhos, e todos estão na lei.

O síndico, por competência própria. O art. 1.348, I, atribui a ele “convocar a assembléia dos condôminos”, e o art. 1.350 torna isso obrigação anual:

Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembléia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.

Um quarto dos condôminos, em dois casos: o § 1º do art. 1.350, quando o síndico não convoca a assembleia anual, e o art. 1.355, para qualquer assembleia extraordinária.

O juiz, em último caso. O § 2º do art. 1.350 prevê que, se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá a requerimento de qualquer condômino.

Ordinária e extraordinária#

A pauta da ordinária tem conteúdo mínimo definido em lei — orçamento das despesas, contribuições dos condôminos e prestação de contas. Deixar a prestação de contas de fora da assembleia anual descumpre o art. 1.350 e o art. 1.348, VIII.

A forma vem da convenção, não da lei#

Esta é a parte que mais gera dúvida, e a resposta é sempre a mesma: abra a sua convenção. O art. 1.334, III, determina que ela estabeleça “a competência das assembléias, forma de sua convocação e quorum exigido para as deliberações”.

O Código Civil não diz se a convocação é por carta, edital ou e-mail. Não fixa prazo de antecedência. Não define onde afixar. Tudo isso é da convenção, e varia de prédio para prédio.

O que a convenção normalmente define:

• forma — carta com protocolo, AR, edital no quadro de avisos, e-mail;
• prazo — comumente oito ou dez dias para a ordinária;
• quem assina;
• onde afixar, e por quanto tempo.

Onde a convenção é omissa, o critério é a razoabilidade: antecedência suficiente para o condômino se organizar e, se for o caso, constituir procurador.

O que o edital precisa conter#

Um edital que se sustenta traz, sem exceção:

1. Identificação do condomínio e do tipo de assembleia — ordinária ou extraordinária.
2. Data, horário e local. Se houver segunda convocação prevista no mesmo edital, o horário dela.
3. Ordem do dia específica. Este é o item mais importante e o mais maltratado: cada assunto a ser deliberado, descrito de forma que o condômino entenda o que será votado sem estar presente.
4. Quórum exigido por item, quando houver quórum especial. Não é obrigatório por lei, mas evita descobrir na hora que faltavam votos — o mapa está em quórum de assembleia.
5. Regras de procuração, se a convenção as estabelece.
6. Instruções eletrônicas, se a assembleia for virtual ou híbrida.
7. Assinatura de quem convoca.

Sobre a ordem do dia, vale ser direto: “assuntos gerais” não autoriza deliberação. Serve para comunicados e debate. Aprovar despesa, obra ou alteração de regra sob esse rótulo é convite a questionamento, porque quem faltou não teve como saber que aquilo seria decidido.

Primeira e segunda convocação#

A diferença é de quórum de instalação, e está em dois artigos.

Primeira convocação — o art. 1.352 exige que os presentes representem pelo menos metade das frações ideais, além da maioria de votos.

Segunda convocação — o art. 1.353 dispensa essa exigência: delibera-se por maioria dos votos dos presentes, salvo quando exigido quórum especial.

A prática consagrada é indicar as duas no mesmo edital, com trinta minutos de intervalo. Funciona onde a convenção não exige coisa diversa — e algumas exigem intervalo maior ou edital próprio, então confira.

Quóruns especiais não caem em segunda convocação. Alterar a convenção continua exigindo dois terços dos condôminos às 19h30 exatamente como às 19h.

A regra que não admite exceção#

O art. 1.354 é a frase mais curta e mais consequente do capítulo:

A assembléia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.

Todos. Inclusive quem está inadimplente, quem alugou e mora longe, quem nunca aparece, quem está viajando. Não convocar uma unidade compromete tudo que for deliberado naquela reunião.

Daí a consequência prática mais importante deste guia: a convocação não termina quando o edital é escrito. Ela termina quando existe um documento que mostra, unidade por unidade, o que foi feito para chamar cada uma.

Esse controle é o que sustenta a assembleia se alguém contestar. Como montá-lo está em como comprovar que o morador foi comunicado.

Convocação eletrônica#

Desde a Lei nº 14.309/2022, o art. 1.354-A admite que “a convocação, a realização e a deliberação de quaisquer modalidades de assembleia” se deem de forma eletrônica, desde que a convenção não vede e sejam preservados os direitos de voz, debate e voto.

Se a assembleia for eletrônica, o § 1º acrescenta exigências ao edital: ele precisa dizer que a assembleia será por meio eletrônico e trazer as instruções de acesso, manifestação e forma de coleta dos votos. O § 4º admite o formato híbrido, com presença física e virtual no mesmo ato.

O caso específico do aplicativo de mensagens está em convocação de assembleia por WhatsApp é válida?.

Passo a passo#

1. Leia a cláusula de convocação da convenção. Forma e prazo saem dali.
2. Monte a ordem do dia item a item, com redação que permita votar sem estar presente.
3. Cheque o quórum de cada item antes de enviar. Se algum exige dois terços de todos, o trabalho de mobilização começa agora, não na véspera.
4. Envie pela forma da convenção e reforce por canal informal.
5. Monte a lista de controle por unidade, marcando o que foi feito para cada uma e o que retornou.
6. Persiga as unidades que não confirmaram, por outro canal.
7. Feche a lista antes da assembleia e leve-a para a reunião, junto da lista de presença com as frações ideais.
8. Arquive tudo com o restante da documentação da assembleia.

O passo que costuma faltar#

Os itens 5, 6 e 7 são o guia inteiro. Redigir edital leva vinte minutos; perseguir doze unidades que não responderam leva a semana, é invisível e não rende agradecimento nenhum.

É também a única parte que importa quando alguém pergunta, seis meses depois, se foi mesmo convocado.