Resposta direta
Use esta folha do primeiro passo ao último: antes de cotar, cotação, documentos da empresa, aprovação, contrato, execução e encerramento. Cada linha tem a referência que a justifica. Quando a linha é exigência de lei, o artigo está indicado. As demais são boa prática.
Três pontos costumam ser esquecidos: conferir na convenção quem aprova o gasto, exigir a ART em serviço de engenharia e, na terceirização, pedir todo mês os comprovantes trabalhistas. O condomínio responde de forma subsidiária pelas obrigações trabalhistas do período do serviço.
Como usar#
Imprima ou copie a folha abaixo, uma por contratação. Marque cada linha quando estiver feita e anote onde está o documento. A explicação de cada etapa está em como escolher fornecedor para o condomínio.
Os dois modelos que acompanham este checklist:
- modelo de pedido de orçamento, para a etapa de cotação;
- planilha comparativa de orçamentos, para a escolha.
Folha de contratação#
- Condomínio: [nome]
- Serviço: [descrição curta]
- Responsável: [nome], início: [data]
1. Antes de cotar#
| ✓ | Item | Referência |
|---|---|---|
| [ ] | Li a convenção: número mínimo de orçamentos e valor que exige aprovação | Convenção do condomínio |
| [ ] | Conferi se o gasto está no orçamento anual aprovado | CC, arts. 1.348, VI, e 1.350 |
| [ ] | Classifiquei: conservação, obra necessária, útil ou voluptuária | CC, art. 1.341 |
| [ ] | Conferi se o serviço tem regra própria de quem pode prestá-lo | Guia da categoria |
| [ ] | Escrevi o escopo: problema, local, prazo, acesso, documentos, garantia | Boa prática |
2. Cotação#
| ✓ | Item | Referência |
|---|---|---|
| [ ] | Enviei o mesmo texto e os mesmos anexos a todas as empresas | Boa prática |
| [ ] | Dei o mesmo prazo de resposta a todas | Boa prática |
| [ ] | Agendei as visitas técnicas em datas próximas, se necessário | Boa prática |
| [ ] | Guardei o pedido enviado | Boa prática |
3. Documentos da empresa#
| ✓ | Item | Referência |
|---|---|---|
| [ ] | CNPJ ativo, com atividade compatível com o serviço | Boa prática |
| [ ] | Licença ou registro da atividade, quando o serviço exige | Regra do serviço |
| [ ] | ART (ou RRT) do responsável técnico, em engenharia ou arquitetura | Lei nº 6.496/1977, arts. 1º e 2º |
| [ ] | Seguro de responsabilidade civil, em serviço com risco a terceiros | Boa prática |
| [ ] | Referências de outros condomínios, conferidas por telefone | Boa prática |
| [ ] | Modelo de contrato recebido com a proposta | Boa prática |
Se a empresa mantém empregados trabalhando no prédio (portaria, limpeza, zeladoria):
| ✓ | Item | Referência |
|---|---|---|
| [ ] | CNPJ, registro na Junta Comercial e capital social compatível com o número de empregados | Lei nº 6.019/1974, art. 4º-B |
| [ ] | Compromisso de enviar comprovantes de salários, FGTS e contribuições | Lei nº 6.019/1974, art. 5º-A, § 5º |
4. Escolha e aprovação#
| ✓ | Item | Referência |
|---|---|---|
| [ ] | Comparei as propostas pelo escopo antes do preço | Planilha de comparação |
| [ ] | Registrei a empresa escolhida e o motivo | CC, art. 1.348, VIII |
| [ ] | Obtive a aprovação exigida: conselho ou assembleia, quando for o caso | CC, art. 1.341; convenção |
| [ ] | Respondi às empresas que não foram escolhidas | Boa prática |
5. Contrato#
O contrato de prestação de serviços a terceiros precisa conter, no mínimo, qualificação das partes, especificação do serviço, prazo quando for o caso e valor (art. 5º-B da Lei nº 6.019/1974).
| ✓ | Item | Referência |
|---|---|---|
| [ ] | Qualificação das partes | Lei nº 6.019/1974, art. 5º-B |
| [ ] | Escopo: o que está incluído e o que não está | Lei nº 6.019/1974, art. 5º-B |
| [ ] | Prazo e cronograma | Lei nº 6.019/1974, art. 5º-B |
| [ ] | Valor, forma de pagamento ligada a etapas e reajuste | Lei nº 6.019/1974, art. 5º-B |
| [ ] | Garantia por escrito, com prazo e cobertura | Boa prática |
| [ ] | Multa por atraso ou descumprimento | Boa prática |
| [ ] | Rescisão e aviso prévio | Boa prática |
| [ ] | Responsabilidade por danos ao prédio, a moradores e a terceiros | Boa prática |
| [ ] | Documentos a entregar no fim: laudo, certificado, nota fiscal | Boa prática |
| [ ] | Entrega mensal dos comprovantes trabalhistas, se terceirização | Lei nº 6.019/1974, art. 5º-A, § 5º |
6. Durante o serviço#
| ✓ | Item | Referência |
|---|---|---|
| [ ] | Avisei os moradores sobre datas, horários e áreas interditadas | Boa prática |
| [ ] | Garanti condições de segurança, higiene e salubridade aos trabalhadores no prédio | Lei nº 6.019/1974, art. 5º-A, § 3º |
| [ ] | Conferi a execução contra o escopo, com fotos e registro de cada etapa | Boa prática |
| [ ] | Recebi os comprovantes trabalhistas do mês, se terceirização | Lei nº 6.019/1974, art. 5º-A, § 5º |
| [ ] | Paguei só as etapas entregues | Contrato |
Como acompanhar o trabalho de equipe terceirizada está em fiscalização de terceirizados. Para obra, veja fiscalização de obra.
7. Encerramento#
| ✓ | Item | Referência |
|---|---|---|
| [ ] | Recebi laudo, certificado, nota fiscal e o que mais o contrato prevê | Contrato |
| [ ] | Anotei a garantia e a próxima manutenção no calendário de obrigações | Boa prática |
| [ ] | Registrei a avaliação: prazo, qualidade, atendimento, problemas | Boa prática |
| [ ] | Arquivei pedido, propostas, planilha, contrato e esta folha | CC, art. 1.348, VIII |
As datas de renovação e de manutenção ficam no calendário de obrigações do condomínio.
Como o Marketplace SíndicoAI ajuda#
O Marketplace SíndicoAI está em pré-lançamento, com estreia prevista para 1º/12/2026. A proposta é que você descreva o que precisa e a IA identifique a especialidade e as empresas que declaram atender a sua região, explicando por que cada uma foi indicada. A conferência dos documentos e a decisão continuam sendo do síndico.
Peça acesso antecipado ao Marketplace SíndicoAI: é gratuito para síndicos e administradoras e abre em 1º/12/2026.
Antes de usar, adapte
Este modelo é um ponto de partida. Confira cada item abaixo contra a convenção e o regimento interno do seu condomínio.
- Use uma folha por contratação e anote o nome do serviço e da empresa no topo.
- Antes de começar, leia a convenção: ela pode exigir número mínimo de orçamentos ou aprovação acima de um valor.
- Risque as linhas que não se aplicam ao serviço, como ART em serviço que não é de engenharia.
- A seção de terceirização só vale quando a empresa mantém empregados trabalhando no prédio.
- Guarde a folha preenchida com o pedido, as propostas e o contrato.
Perguntas frequentes
- O checklist serve para contratar pessoa física?
- Em parte. As linhas de cotação, aprovação, contrato e encerramento valem. As de terceirização se referem a empresa de prestação de serviços a terceiros. Contratar um profissional autônomo tem riscos trabalhistas próprios, que vale tratar com a administradora ou o contador.
- Preciso de todos esses documentos para um serviço pequeno?
- Não. Risque o que não se aplica. CNPJ, escopo escrito e garantia por escrito valem para quase tudo. ART só em serviço de engenharia, arquitetura ou agronomia, e a seção de terceirização só quando há empregados da empresa no prédio.
- Com que frequência pedir os comprovantes trabalhistas?
- A lei não fixa a frequência. Mensalmente, junto com a nota fiscal, é o que permite perceber cedo um atraso de salário ou de FGTS. Preveja isso no contrato.
Fontes
Links verificados na data indicada. Se encontrar algo desatualizado, avise-nos.