Resposta direta
Para trocar de administradora, siga o contrato atual e a assembleia. A delegação de funções depende de aprovação da assembleia, pelo art. 1.348, § 2º, do Código Civil, então a nova contratação também passa por ela. O aviso prévio, a multa e a forma de devolução dos documentos vêm do contrato que está terminando.
O ponto crítico é a transição. Combine por escrito a lista de documentos e acessos a entregar, com datas, e faça a troca em um mês sem vencimentos críticos, para que nenhuma folha, guia ou boleto fique sem responsável.
O arquivo é do condomínio, não da administradora.
Passo a passo#
- Leia o contrato atual: prazo, aviso prévio, multa, obrigação de devolver documentos e de colaborar na transição.
- Cote novas administradoras com o mesmo escopo, como em como contratar uma administradora.
- Leve à assembleia a troca e a nova contratação. A delegação de funções depende de aprovação da assembleia, pelo art. 1.348, § 2º, do Código Civil.
- Notifique a administradora atual por escrito, respeitando o aviso prévio, e peça a lista de entrega.
- Combine um cronograma com as duas empresas, com data de corte.
- Avise os moradores sobre canais, boletos e conta de pagamento.
- Confira tudo o que foi entregue contra a lista e registre o que faltou.
Lista de entrega#
| Grupo | O que pedir |
|---|---|
| Financeiro | Extratos, saldos, contas a pagar e a receber, inadimplência |
| Contábil | Balancetes, livros, demonstrativos, prestações de contas anteriores |
| Pessoal | Contratos de trabalho, folhas, férias, recibos, acessos ao eSocial |
| Fiscal | Guias pagas, declarações transmitidas, pendências |
| Jurídico | Processos em andamento, acordos de cobrança, notificações |
| Contratos | Fornecedores, seguros, manutenção, vencimentos |
| Institucional | Convenção, regimento, atas, cadastro de condôminos |
| Acessos | Senhas de sistemas, certificado digital, banco |
O eSocial e as guias de tributos têm prazos mensais. Defina quem transmite cada competência no mês da troca.
Cuidados na transição#
- Conta bancária em nome do condomínio. Se o dinheiro passa por conta da administradora, a transição fica mais arriscada. Prefira conta do condomínio.
- Mês de corte sem vencimento crítico, como 13º salário ou renovação de seguro.
- Boleto e canal novos comunicados com antecedência, para evitar golpe.
- Conferência dos saldos. Se houver dúvida, considere uma auditoria.
Prestação de contas#
O síndico presta contas à assembleia (art. 1.348, VIII), e a assembleia anual aprova as contas (art. 1.350). Guarde a lista de entrega assinada: ela mostra o que o condomínio recebeu e quando. Mais em prestação de contas.
Os critérios que valem para qualquer contratação, como documentos da empresa, cláusulas do contrato e responsabilidade por terceirizados, estão em como escolher fornecedor para o condomínio.
Como o Marketplace SíndicoAI ajuda#
O Marketplace SíndicoAI está em pré-lançamento, com estreia prevista para 1º/12/2026. A proposta é que você descreva o que precisa e a IA identifique as empresas que declaram atender a sua região, explicando por que cada uma foi indicada. Ela também escreve o pedido de orçamento. A decisão continua sendo do síndico e, quando for o caso, da assembleia.
Peça acesso antecipado ao Marketplace SíndicoAI: é gratuito para síndicos e administradoras e abre em 1º/12/2026.
Perguntas frequentes
- A administradora pode reter documentos até receber o que diz ser devido?
- Os documentos são do condomínio. Se houver disputa sobre valores, resolva pelo contrato e, se preciso, com apoio jurídico. Registre por escrito o pedido de entrega e a resposta.
- Preciso de auditoria na troca?
- Não é obrigatória, mas é uma boa hora para uma conferência das contas, principalmente se a documentação estiver desorganizada ou houver dúvida sobre saldos. Veja quando a auditoria faz sentido.
- Quanto tempo leva a transição?
- Depende do porte e da organização dos documentos. Planeje ao menos um ciclo mensal completo de boletos e folha com a nova empresa acompanhada de perto.
- Os moradores precisam ser avisados?
- Sim. Avise com antecedência sobre a mudança de canal de atendimento, do boleto e da conta de pagamento, se mudar. Golpes com boleto falso costumam aparecer justamente nessas trocas.
Fontes
Links verificados na data indicada. Se encontrar algo desatualizado, avise-nos.