Posso pedir à IA quanto a taxa deve subir?

Não. Ela não tem o balancete do seu prédio nem o dissídio da categoria dos funcionários. Reajuste de contrato e de pessoal entra com o valor que a administradora ou o contador passar, a partir do contrato e do acordo da categoria. Sem esse papel, a célula fica em branco.

A planilha pronta dispensa o contador?

Não. Organizar colunas não é revisão de contas. Leve o arquivo para quem já cuida da contabilidade do condomínio e para o conselho antes de colocar em votação.

O morador precisa entender fração ideal?

Precisa entender por que a taxa dele é aquela, no critério da convenção. A carta em linguagem simples faz isso. O conceito de fração, se for o critério da casa, continua explicado no guia da taxa condominial.

Quando levo isso à assembleia?

Na assembleia anual, que aprova orçamento e contribuições. Se, na mesma reunião, você for propor a contratação de uma ferramenta, o roteiro dessa proposta é outro e está no guia de como apresentar a IA de atendimento ao conselho.

Planilha de previsão orçamentária do condomínio (Excel grátis)

Baixe a planilha#

Baixar planilha de previsão orçamentária (.xlsx)

A planilha tem uma aba de despesas por categoria, com valor mensal e anual calculado, percentual de fundo de reserva e total a arrecadar, e uma aba de rateio por unidade a partir da fração ideal. Os números vêm do balancete do seu prédio; a planilha só organiza.

Montando a planilha#

Abra a ferramenta de planilha que você já usa. Peça só a estrutura. O exemplo é o Condomínio do Sol, fictício.

Monte uma tabela vazia para a previsão de receitas e despesas de um condomínio residencial fictício, o Condomínio do Sol. Não preencha valores. Não sugira percentual de reajuste.

Colunas: grupo; descrição; valor realizado no ano anterior; valor previsto; de onde vem o número; observação.

Grupos de despesa, cada um com três linhas em branco: pessoal, contratos, manutenção, consumo, obrigatórios (água, energia das áreas comuns, seguro), outras. Uma linha de total de despesas. Grupos de receita: taxa condominial ordinária, outras receitas, total. Uma linha final: diferença entre receita e despesa.

Abaixo da tabela, uma frase fixa: “Nenhum valor desta planilha veio da IA. Cada número precisa de uma origem escrita na coluna própria.”

Origem aceitável: balancete do ano anterior, contrato vigente, conta de consumo, informação por escrito da administradora ou do contador. “A IA sugeriu” não é origem.

O que a previsão é, no vocabulário do condomínio, está em previsão orçamentária. O que a taxa representa para o morador está em taxa condominial.

Cinco checagens antes da assembleia#

Cada número tem dono. Célula sem origem volta para a administradora. Não complete no chute.
A soma fecha. Total de despesas, total de receitas, diferença. Confira na calculadora, não só na fórmula que a ferramenta inseriu.
O rateio segue a convenção. Fração ideal ou outro critério que a casa adotou. A IA não escolhe o critério.
Ordinária e extraordinária não estão misturadas. Obra e fundo que a assembleia trata à parte não entram calados na taxa do mês.
Alguém de contas olhou. Administradora, contador ou conselho, antes de o edital ir para a prestação de contas e para o orçamento novo.

Pessoal e contratos mudam por acordo da categoria e por índice do contrato. Esses valores entram no dia em que você tiver o documento. Esta página não traz percentual.

A carta que explica a taxa#

Só escreva a carta depois da planilha conferida. Cole na ferramenta os totais que você já revisou, não peça para ela calcular.

Escreva uma carta de até 180 palavras para os moradores do Condomínio do Sol, exemplo fictício. Explique a taxa do próximo ano em linguagem simples.

Use somente estes números, que já foram conferidos por mim: despesa prevista [VALOR], receita prevista [VALOR], taxa da unidade exemplo [VALOR]. Se eu não tiver preenchido um valor, não invente: deixe [VALOR] no texto.

Diga que o síndico elabora o orçamento e a assembleia aprova. Não prometa que a taxa não vai mudar no meio do ano. Tom calmo. Sem juridiquês.

Leia em voz alta. Se uma frase citar um número que não está na planilha, apague a frase.

Conselho e assembleia#

Leve a planilha com a coluna de origem visível. O conselho enxerga de onde saiu cada linha, em vez de receber um total solto. A assembleia anual é quem aprova orçamento e contribuições, no art. 1.350.

Se a conversa for além do orçamento e incluir contratar uma ferramenta de atendimento, o roteiro para o conselho e para a assembleia está em como apresentar a IA de atendimento. São pautas diferentes: uma é a taxa do prédio, a outra é um serviço. Não misture as duas na mesma carta.

Antes de usar, adapte

Este modelo é um ponto de partida. Confira cada item abaixo contra a convenção e o regimento interno do seu condomínio.

Troque o Condomínio do Sol pelo nome do seu prédio. O exemplo é fictício.
Preencha cada valor com o balancete, o contrato ou o número que a administradora passar. Não peça o valor à IA.
Confira na convenção se o rateio é por fração ideal ou por outro critério.
Separe despesa ordinária de extraordinária antes de somar a taxa.
Mostre a planilha ao conselho e ao contador ou à administradora antes da assembleia.
Na carta ao morador, use só números que já estejam na planilha conferida.