Modelo de regras de uso do grupo de WhatsApp do condomínio

Antes de usar#

Duas decisões vêm antes do texto, e definem qual versão faz sentido.

Que canal é este? Um grupo aberto, onde todos falam, serve à convivência de prédios pequenos. Um canal de avisos, onde só a administração publica, serve à comunicação operacional. Os dois no mesmo lugar geram o ruído que faz as pessoas silenciarem o grupo — e deixarem de ver o aviso que importava. A comparação está em grupo de WhatsApp do condomínio.

Aprovar em assembleia ou só publicar? Publicar é rápido e vale por adesão. Aprovar em assembleia incorpora a regra ao regimento interno, e o art. 1.348, IV, do Código Civil dá ao síndico o dever de “cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia”. A diferença aparece no primeiro conflito.

Versão 1 — curta, para fixar na descrição do grupo#

[NOME DO CONDOMÍNIO] — Canal de avisos

1. Este canal serve para avisos da administração. Ele não substitui a comunicação oficial do condomínio, que segue a forma prevista na convenção.
2. Assunto da sua unidade — cobrança, obra, reclamação, dúvida sobre boleto — é tratado em conversa individual com [SÍNDICO / ADMINISTRADORA] no [TELEFONE].
3. Não publique aqui: nome de quem está devendo, print de conversa privada, imagem de câmera, dado de saúde, telefone ou endereço de terceiros.
4. Atendimento: [dias úteis, das 9h às 18h]. Mensagens fora desse horário são respondidas no próximo dia útil.
5. Emergência não é aqui. Vazamento, incêndio, pessoa presa no elevador ou risco à segurança: [TELEFONE DA PORTARIA / PLANTÃO 24H].
6. Respeito é regra. Ofensa, discussão política e corrente não têm lugar neste canal.
7. Participar é opcional. Quem não participa recebe todos os comunicados oficiais pelo canal previsto na convenção.

Dez linhas, sem juridiquês. É esta versão que muda comportamento.

Versão 2 — completa, para aprovar em assembleia#

NORMAS DE USO DO CANAL DE COMUNICAÇÃO DIGITAL [NOME DO CONDOMÍNIO] — aprovadas em assembleia de [DATA]

Art. 1º — Finalidade. O canal digital do condomínio destina-se à divulgação de avisos de interesse coletivo e à comunicação ágil entre a administração e os moradores.

Art. 2º — Natureza complementar. O canal digital não constitui forma oficial de convocação, notificação ou comunicação do condomínio, que observará a forma prevista na convenção. A publicação neste canal não supre, substitui ou dispensa a comunicação formal.

Art. 3º — Participação. A participação é voluntária. A não participação não prejudica o direito do condômino de receber todas as comunicações oficiais pela forma prevista na convenção.

Art. 4º — Administração. O canal é administrado por [SÍNDICO / SUBSÍNDICO / ADMINISTRADORA], a quem compete incluir e excluir participantes, observadas estas normas.

Art. 5º — Conteúdo permitido. Avisos operacionais; comunicados da administração; informações sobre obras, manutenções e interrupções de serviço; convites a eventos do condomínio; achados e perdidos.

Art. 6º — Conteúdo vedado. É vedada a publicação de:

I — identificação de condôminos inadimplentes, por nome ou unidade;

II — conteúdo de advertência, notificação ou procedimento sancionador;

III — imagens de sistema de monitoramento;

IV — dados pessoais de terceiros, inclusive telefone, endereço e informação de saúde;

V — reprodução de conversa privada sem autorização dos participantes;

VI — ofensa pessoal, discurso discriminatório e conteúdo político-partidário;

VII — publicidade e oferta comercial não autorizada pela administração;

VIII — corrente, boato e informação não verificada sobre o condomínio.

Art. 7º — Assuntos individuais. Cobrança, notificação, reclamação sobre unidade determinada e conflito entre moradores serão tratados exclusivamente em conversa individual.

Art. 8º — Atendimento. O atendimento pelo canal digital ocorrerá [em dias úteis, das 9h às 18h], com retorno em até [1 dia útil]. Situações de emergência devem ser comunicadas a [PORTARIA / PLANTÃO], pelo telefone [NÚMERO], disponível 24 horas.

Art. 9º — Descumprimento. O descumprimento destas normas sujeita o participante, na ordem: I — advertência reservada, em conversa individual; II — nova advertência, em caso de reincidência; III — suspensão da participação no canal por até [30] dias; IV — exclusão do canal.

Parágrafo único. A suspensão ou exclusão do canal digital não implica qualquer restrição aos direitos do condômino previstos na convenção e na legislação.

Art. 10 — Proteção de dados. O tratamento de dados pessoais no canal observará a Lei nº 13.709/2018, especialmente os princípios de finalidade e necessidade previstos no art. 6º, I e III.

Art. 11 — Vigência. Estas normas entram em vigor na data de sua aprovação e passam a integrar o regimento interno do condomínio.

O que cada artigo está protegendo#

Vale saber por que cada cláusula existe, para não cortar a errada ao adaptar.

O art. 2º é o mais importante e o mais esquecido. Ele é a cláusula que protege as deliberações do condomínio, pelo motivo explicado em convocação de assembleia por WhatsApp é válida?.

O art. 6º merece adaptação honesta: inclua o que já dá problema no seu prédio. Uma lista genérica é ignorada; uma lista que responde ao conflito real da última assembleia é lida.

Como levar isso à assembleia#

1. Inclua na ordem do dia como “aprovação das normas de uso do canal de comunicação digital, com incorporação ao regimento interno”.
2. Envie o texto junto com a convocação. Regra discutida na hora costuma sair pior e demorar mais.
3. Apresente o problema antes do texto: quantas mensagens fora de horário, quantos conflitos, o caso concreto que motivou a proposta.
4. Aprovada, publique a versão curta na descrição do canal no mesmo dia.
5. Registre em ata a incorporação ao regimento interno — é isso que dá força à regra dali em diante.

O ponto que a regra não alcança#

O art. 7º manda tratar assunto individual em conversa individual. Ele está certo, e é o artigo mais quebrado dos onze.

O motivo não é má-fé: no grupo, responder leva quinze segundos. Em conversa individual, leva quinze segundos vezes o número de pessoas que perguntaram a mesma coisa — e é o mesmo síndico, na mesma noite, digitando de novo o horário da mudança que está escrito no regimento.